T3 2017

1. La diferencia entre sobreasignación y subasignación; consiste en que la sobreasignación se produce cuando un recurso tiene asignadas más tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, en días que le correspondan trabajar como en el horario que tenga asignado.

Mientras que la subasignación es todo lo contrario, la asignación de los recursos presenta menores tareas a ejecutar quizás en el mismo lapso de tempo establecido para culminar los procesos.

Lo que difiere estos dos aspectos son la cantidad de tareas asignadas y el tiempo que se establezca en cada una de ellas, ante el uso de los recursos.

Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su función es la supervisión de las asignaciones de cada uno de los recursos, para que pueda equilibrar de forma eficaz sus cargas de trabajo. Es posible que algunos recursos se encuentren sobreasignados mientras que otros pueden estar subasiganados.

Puede revisar la eficacia con la que se están usando los recursos en el proyecto y si necesita realizar algún ajuste viendo sus cargas de trabajo y disponibilidad en Microsoft Office Project.

2. La forma de reconocer la existencia de una sobreasignación, es cuando Microsoft Office Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores o en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.

3. Los métodos que se utilizan para corregís una sobreasignación son:

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cual está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.
• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos.
• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.

a) Vista Uso de recursos. En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado), trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.

b) Filtrar antes de asignar. Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.

Para ello:

1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver según el criterio elegido.

3. Si tildamos la opción Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos mostrará los recursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada.

Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta opción, por lo cuál tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opción procurar destildar Filtrar por:

4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de filtrado, el botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite, mediante instrucciones lógicas, crear nuestros propios filtros.

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.

c) Redistribuir recursos. Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos...

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.